Che thông tin trong PDF đúng cách — ô đen không phải là xóa dữ liệu

1. Sai lầm phổ biến nhất

Khi muốn che số định danh trên hợp đồng hay tài liệu scan, nhiều người vẽ một hình chữ nhật đen đè lên bằng trình chỉnh sửa PDF. Cách này không an toàn.

PDF không phải là một bức ảnh; nó là một tập hợp các đối tượng. Hình chữ nhật đen là một đối tượng hình khối riêng được đặt lên trên, còn đối tượng văn bản bên dưới vẫn nằm trong tệp. Kết quả là:

Chọn và sao chép vùng đó sẽ dán ra văn bản gốc.

Bất kỳ công cụ trích xuất văn bản nào cũng trả về nội dung bị che.

Xóa đối tượng hình chữ nhật là lộ ra văn bản gốc.

Các cơ quan nhà nước và hãng luật lớn đã nhiều lần làm rò rỉ thông tin mật theo đúng cách này.

2. Cách thực sự hiệu quả

Chuyển trang thành ảnh (raster hóa) rồi mới che. Chuyển trang thành ảnh sẽ loại bỏ lớp văn bản, nên không còn gì bên dưới vết che. Bạn mất khả năng tìm kiếm và tệp nặng hơn, nhưng kết quả là triệt để.

Dùng tính năng xóa thông tin (redaction) thực sự. Redaction đúng nghĩa sẽ xóa các đối tượng bên dưới thay vì chỉ che đi.

Chỉ gửi những trang cần thiết. Loại bỏ trang nhạy cảm ngay từ đầu là cách đơn giản và chắc chắn nhất.

Trên thực tế, cách thứ ba thường là tốt nhất. Nếu chỉ cần 3 trong 20 trang, vấn đề che thông tin của 17 trang còn lại tự nhiên biến mất.

3. Thông tin bạn không nhìn thấy

Ngoài nội dung hiển thị, một tệp PDF còn có thể chứa:

Siêu dữ liệu: tên tác giả, tổ chức, ứng dụng tạo tệp, thời điểm tạo và sửa đổi

Lịch sử chỉnh sửa: tệp được sửa bằng cập nhật tăng dần có thể giữ lại các phiên bản cũ

Tệp đính kèm và chú thích: vẫn nằm trong tệp dù không hiển thị

Vùng bị cắt xén: cắt trang đôi khi chỉ ẩn nội dung chứ không xóa

Hãy kiểm tra thuộc tính tài liệu và xóa siêu dữ liệu nếu nó nhạy cảm.

4. Rủi ro của công cụ trực tuyến phải tải tệp lên

Nhiều dịch vụ PDF miễn phí tải tệp của bạn lên máy chủ của họ. Trước khi dùng, hãy kiểm tra:

Tệp bị xóa khi nào, và có nêu rõ thời hạn lưu trữ không

URL kết quả có thể bị đoán ra không

Chính sách quyền riêng tư có cho phép chia sẻ với bên thứ ba không

Với hợp đồng lao động, hồ sơ bệnh án hay giấy tờ ngân hàng, mặc định an toàn hơn là không tải lên chút nào.

5. Tự kiểm chứng việc xử lý cục bộ

Lời khẳng định "tệp của bạn không bao giờ bị tải lên" là có thể kiểm chứng.

Mở công cụ dành cho nhà phát triển (F12) và chuyển sang tab Network.

Chọn một tệp và thực hiện thao tác.

Tìm xem có yêu cầu tải lên nào mang nội dung tệp hay không.

Nếu thực sự xử lý cục bộ, sẽ không có yêu cầu nào như vậy. Công cụ PDF EVEDAYS hoạt động theo cách này, nên bạn có thể tự xác nhận.

Nói cho chính xác, xử lý cục bộ loại bỏ được nguy cơ lộ dữ liệu khi truyền đi và việc lưu trữ phía máy chủ. Nó không bảo vệ bạn khỏi phần mềm độc hại đã có sẵn trên thiết bị của chính bạn.

6. Danh sách kiểm tra thực tế

Chỉ giữ lại những trang người nhận thực sự cần.

Với phần còn phải che, hãy raster hóa trước hoặc dùng redaction thực sự.

Mở lại kết quả và thử chọn, sao chép vùng đã che.

Kiểm tra thuộc tính tài liệu và xóa siêu dữ liệu về tác giả, tổ chức.

Đảm bảo bản thân tên tệp không chứa họ tên hay số định danh.

Bước 4 và 5 bị bỏ qua thường xuyên đến bất ngờ.

7. Nguồn

ISO 32000-1 — Portable Document Format

Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân Hàn Quốc